Personalmangel und wechselnde Teams: Medikationssicherheit organisieren

Inhalt dieser Seite

1. Personalmangel und Medikation: die wichtigsten Fakten auf einen Blick
2. Warum wechselnde Teams ein Sicherheitsthema sind
3. Wo entstehen bei wechselndem Personal Risiken in der Medikation?
4. Wie bindet man Zeitarbeit- und Zeitarbeitskräfte sicher ein?
5. Wie arbeitet man internationale Pflegefachkräfte in die Medikationsabläufe ein?
6. Was ist im Nachtdienst besonders?
7. Wer darf Medikamente geben – und was ändert das Befugniserweiterungsgesetz?
8. Was kann Standardisierung leisten – und was nicht?

Personalmangel und Medikation: die wichtigsten Fakten auf einen Blick

Warum wechselnde Teams ein Sicherheitsthema sind

In einem eingespielten Team weiß jede Pflegekraft zum Beispiel, welche Bewohnerin ihre Tabletten nur mit etwas Brei schlucken kann, wer morgens erst nach dem Frühstück zur Einnahme bereit ist und bei wem die Bedarfsmedikation gerade nach Rücksprache mit der Hausarztpraxis geändert wurde. Dieses Wissen steht selten vollständig in der Dokumentation. Fehlt es, weil im Nachtdienst eine Zeitarbeitskraft arbeitet oder eine neue Kollegin den Wohnbereich zum ersten Mal betreut, entstehen Lücken, für die niemand persönlich verantwortlich ist.

Diese Seite beschäftigt sich mit der Frage, wie die Medikamentengabe auch unter diesen Bedingungen sicher bleibt. Die Frage, wie sich Zeit im Medikamentenmanagement einsparen lässt, beantwortet der Maßnahmenkatalog Pflegekräfte entlasten.

Wo entstehen bei wechselndem Personal Risiken in der Medikation?

Wie bindet man Zeitarbeit- und Zeitarbeitskräfte sicher ein?

Zeitarbeitskräfte sind häufig erfahrene Pflegefachkräfte, kennen aber weder die Bewohner noch die Abläufe der Einrichtung. Die Verantwortung für die Organisation der Medikamentengabe bleibt bei der Einrichtung. Bewährt hat sich ein knapper Einweisungsbogen, der in wenigen Minuten durchgegangen werden kann:

• Wo liegen Arzneimittel, Blister, Bedarfsmedikation, Betäubungsmittel und Kühlware? Wer hat die Schlüssel?
• Wie sieht die Kontrolle vor der Gabe aus? Welche Angaben auf Beutel oder Packung werden abgeglichen?
• Wo stehen Medikationsplan, Bedarfsanordnungen und Besonderheiten der Bewohner, etwa Schluckstörungen?
• Wer ist im Dienst und in der Rufbereitschaft für Rückfragen zuständig?
• Wie werden Gabe, Nichteinnahme und Auffälligkeiten dokumentiert?

Ein Lichtbild jedes Bewohners in der Dokumentation – mit Einwilligung – erleichtert die Zuordnung erheblich, gerade für Personen, die zum ersten Mal im Wohnbereich arbeiten.

Wie arbeitet man internationale Pflegefachkräfte in die Medikationsabläufe ein?

Pflegefachkräfte aus dem Ausland bringen oft eine fundierte, häufig akademische Ausbildung mit. Unsicherheiten entstehen weniger beim Fachwissen als bei den Besonderheiten des deutschen Systems:

• Handelsnamen und Präparatewechsel: Dasselbe Arzneimittel hat in Deutschland andere Namen als im Herkunftsland und wechselt durch Rabattverträge oder Lieferengpässe häufig den Hersteller. Der Wirkstoff im Medikationsplan schafft Orientierung.
• Schreibweisen: Dosierschemata wie „1-0-1-0“, Abkürzungen und Maßeinheiten sollten in einem Glossar der Einrichtung erklärt sein.
• Rollen und Verantwortung: Die Abgrenzung zwischen ärztlicher Anordnung, pflegerischer Durchführung und pharmazeutischer Prüfung ist nicht in jedem Land gleich geregelt.
• Dokumentation: Besonders die Dokumentation von Betäubungsmitteln und Bedarfsmedikation folgt deutschen Vorgaben, die erklärt werden müssen.
• Sprache: Verfahrensanweisungen in klarer, einfacher Sprache und eine feste Bezugsperson in den ersten Wochen helfen mehr als lange Schulungsunterlagen.

Welche Tätigkeiten eine Kollegin oder ein Kollege während eines laufenden Anerkennungsverfahrens übernehmen darf, hängt vom jeweiligen Status ab und ist von der Einrichtung zu klären.

Was ist im Nachtdienst besonders?

Nachts arbeiten wenige Pflegekräfte für viele Bewohner, oft mit hohem Anteil an Zeitarbeit- oder Aushilfskräften. Gleichzeitig fallen gerade nachts Entscheidungen über Bedarfsmedikation an, und Rückfragen bei Arztpraxen sind nur eingeschränkt möglich. Für den Nachtdienst sollten deshalb besonders klar geregelt sein: vollständige Bedarfsanordnungen, der Weg zum ärztlichen Bereitschaftsdienst, die Übergabe von Änderungen aus dem Tagdienst und die Dokumentation. Welche Erreichbarkeit die Apotheke außerhalb der üblichen Zeiten bietet, ist im Versorgungsvertrag zu vereinbaren.

Wer darf Medikamente geben – und was ändert das Befugniserweiterungsgesetz?

Die Verabreichung von Arzneimitteln ist in der Pflege eine Aufgabe, die nach Qualifikation, Anleitung und den Regeln der Einrichtung verteilt wird. Assistenzkräfte können je nach Qualifikation und Landesvorgaben eingebunden werden; die fachliche Verantwortung für die Organisation trägt die Pflegefachkraft. Wer was übernimmt, sollte schriftlich festgelegt sein – gerade dann, wenn das Team häufig wechselt.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege. Danach können Pflegefachpersonen je nach Qualifikation bestimmte Leistungen eigenständig erbringen, die bisher Ärzten vorbehalten waren; welche das konkret sind, legt die Selbstverwaltung vertraglich fest. Für den Medikationsprozess im Heim gilt weiterhin: Über die Arzneimitteltherapie entscheidet die verordnende Ärztin oder der verordnende Arzt. Leitungen sollten verfolgen, welche Vereinbarungen getroffen werden, und ihre Verfahrensanweisungen dann anpassen.

Was kann Standardisierung leisten – und was nicht?

Standardisierung bedeutet: Dieselbe Aufgabe wird von jeder Person auf dieselbe Weise erledigt, und das Ergebnis lässt sich überprüfen. Das macht Abläufe unabhängiger von einzelnen Personen. Die folgende Übersicht zeigt, was einzelne Bausteine leisten können – und wo ihre Grenzen liegen.

Ehrlich bleibt festzuhalten: Das IQWiG fand 2019 für Bewohner stationärer Pflegeeinrichtungen keine belastbaren Studien zum patientenrelevanten Nutzen der patientenindividuellen Verblisterung. Was sich begründen lässt, sind Vorteile für Prozess, Organisation und Nachvollziehbarkeit. Wie groß sie in einer Einrichtung sind, hängt vom Gesamtablauf ab. Und keine Standardisierung gleicht eine dauerhaft unzureichende Personalbesetzung aus. Mehr zur Sicherheit im gesamten Medikationsprozess: Medikamentensicherheit und Fehler bei der Medikamentengabe.

Beispiel: Ein Wohnbereich mit vielen neuen Kräften (typische Situation)

Das Beispiel beschreibt eine typische, vereinfachte Situation, keinen konkreten Fall.

In einem Wohnbereich mit 30 Bewohnern haben innerhalb weniger Monate mehrere langjährige Pflegefachkräfte gekündigt. Zwei neue Kolleginnen aus dem Ausland arbeiten sich ein, nachts sind regelmäßig Zeitarbeitskräfte im Dienst. Die Pflegedienstleitung stellt fest, dass die Tabletten an unterschiedlichen Tagen von unterschiedlichen Personen gestellt werden und die Kontrolle uneinheitlich ist. Sie entscheidet sich für drei Schritte: einen einseitigen Einweisungsbogen für Zeitarbeitskräfte, ein Glossar mit Dosierschemata und Abkürzungen sowie die Umstellung der festen Dauermedikation auf patientenindividuelle Blister. Die Apotheke schult alle Schichten zur Kontrolle am Beutel und stellt Prüfkärtchen bereit. Nach einigen Wochen werten Leitung und Apotheke gemeinsam aus, welche Rückfragen und Abweichungen aufgetreten sind.