Medikationsdaten zwischen Pflegeeinrichtung, Arztpraxis und Apotheke fließen heute auf drei Ebenen: als Dokument (PDF oder Ausdruck des Medikationsplans), als strukturierter Datensatz (etwa der Barcode des bundeseinheitlichen Medikationsplans oder künftig der elektronische Medikationsplan in der ePA) und über einen sicheren Transportweg wie KIM, den E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur. Eine direkte Schnittstelle zwischen zwei Programmen ist nur eine von mehreren Möglichkeiten.
Entscheidend ist weniger die Technik als die Regel, welches System den gültigen Plan führt. Ob und wie ein Datenaustausch zwischen der Software Ihrer Einrichtung und der antares Apotheke in Hamburg-Jenfeld möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Inhalt dieser Seite
- Medikationsdaten zwischen Pflege, Praxis und Apotheke: auf einen Blick
- Welche Medikationsdaten fließen zwischen Pflegeheim, Arztpraxis und Apotheke?
- Welche Formate und Wege gibt es für den Austausch?
- Wie entsteht Doppelpflege von Medikationsplänen – und wie lässt sie sich vermeiden?
- Was eine Schnittstelle leisten kann – und was nicht
Medikationsdaten zwischen Pflege, Praxis und Apotheke: auf einen Blick
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Sicherer Transportweg | KIM ist der verschlüsselte E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur; Pflegeeinrichtungen, Praxen und Apotheken können darüber Medikationspläne, Briefe und Rückfragen austauschen. |
| Papierplan mit Barcode | Der bundeseinheitliche Medikationsplan trägt einen zweidimensionalen Barcode, über den geeignete Software den Plan einlesen kann, statt ihn abzutippen. |
| Elektronischer Medikationsplan | Der eMP in der ePA wird seit Juli 2026 in Hamburg und Franken erprobt und ist im Oktober 2026 noch nicht bundesweit verfügbar. |
| Pflegeüberleitung | Für den Überleitungsbogen gibt es mit dem Pflegeinformationsobjekt „Überleitungsbogen“ einen formalen Standard auf FHIR-Basis; eine verpflichtende Nutzung ist bisher nicht festgelegt. |
| Direkte Softwareschnittstelle | Direkte Verbindungen zwischen Pflegesoftware und Apothekensoftware sind herstellerabhängig; eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nach unserem Kenntnisstand nicht. |
| Datenschutz | Medikationsdaten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO; der Austausch braucht eine Rechtsgrundlage, etwa Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO im Rahmen der Versorgung; ob zusätzlich Einwilligungen oder Schweigepflichtentbindungen nötig sind, klären Einrichtung und Apotheke mit ihrer Datenschutzberatung. |
| Häufigster Fehler | Doppelpflege: Derselbe Plan wird in mehreren Systemen von Hand geführt, ohne festgelegt zu haben, welches System gilt. |
| antares | Die antares Apotheke verfügt über eine KIM-Adresse; ob darüber hinaus eine Anbindung an die Software Ihrer Einrichtung möglich ist, wird im Erstgespräch geklärt. |
Welche Medikationsdaten fließen zwischen Pflegeheim, Arztpraxis und Apotheke?
Wer über Schnittstellen spricht, sollte zuerst klären, welche Information eigentlich fließen soll. In der Heimversorgung sind es vor allem sieben Datenarten – mit unterschiedlichen Absendern, Empfängern und Anforderungen an die Dringlichkeit.
| Datenart | Von – an | Typischer Weg heute | Worauf es ankommt |
|---|---|---|---|
| Verordnungsbedarf | Einrichtung an Praxis | Telefon, Fax, Liste, zunehmend KIM | Vorlauf, Vollständigkeit, Rückmeldung |
| Verordnung (E-Rezept) | Praxis an Apotheke | Ausdruck, Gesundheitskarte, seit Juli 2026 auch KIM | Heimversorgungsvertrag, Absprache nach § 12a Abs. 4 ApoG |
| Medikationsplan | Praxis, Klinik oder Einrichtung an Apotheke | Papier, PDF, Fax, KIM | Ein führender Plan je Person |
| Änderung, Entlassbrief | Einrichtung an Apotheke | Fax, Telefon, KIM | Schnelligkeit, Eingangsbestätigung |
| Blisterinhalt | Apotheke an Einrichtung | Etikett am Beutel, Begleitdokument | Abgleich mit dem Plan vor der Gabe |
| Gabedokumentation | Bleibt in der Einrichtung | Pflegedokumentation | Passung zu Beuteln und Einnahmezeitpunkten |
| Bestände, Bedarfsmedikation | Einrichtung an Apotheke | Bestellzettel, Telefon | Reichweite, Verfall, Nachbestellung |
Vereinfachte Darstellung. Für Bedarfsmedikation siehe Bedarfsmedikation im Pflegeheim.
Welche Formate und Wege gibt es für den Austausch?
Dokument: Papier und PDF
Der Plan wird als Ausdruck oder PDF übergeben und auf der anderen Seite gelesen und übertragen. Das funktioniert immer, kostet aber Zeit und ist die häufigste Stelle für Übertragungsfehler. Über KIM verschickt, ist zumindest der Transport sicher und nachvollziehbar.
Strukturiert: Barcode des Medikationsplans
Der bundeseinheitliche Medikationsplan enthält einen zweidimensionalen Barcode mit den Inhalten des Plans. Software, die ihn lesen kann, übernimmt die Einträge per Scan. Das spart Abtippen, ersetzt aber keine Prüfung: Ein veralteter Plan wird auch per Scan korrekt übernommen. Mehr zum Aufbau unter Aufbau des Medikationsplans.
Strukturiert: ePA, eMP und Überleitungsbogen
Mit der ePA kommen standardisierte, maschinenlesbare Formate auf Basis des internationalen Standards FHIR. Die elektronische Medikationsliste ist bereits verfügbar; der elektronische Medikationsplan wird erprobt. Für die Überleitung zwischen Krankenhaus und Pflege ist ein Pflegeinformationsobjekt „Überleitungsbogen“ formal standardisiert; in Pilotprojekten wurde er als zu umfangreich bewertet, eine Verpflichtung ist bisher nicht priorisiert. Was davon im Haus ankommt, hängt davon ab, was die eingesetzte Software umsetzt. Einzelheiten zu ePA und eMP stehen unter ePA und Medikationsliste im Pflegeheim.
Direkt: Schnittstelle oder Export zwischen Programmen
Manche Pflegesoftware kann Medikationsdaten exportieren oder über eine Schnittstelle an andere Systeme übergeben, etwa an eine Apotheke oder an eine Bestellplattform. Solche Verbindungen sind herstellerspezifisch, oft kostenpflichtig und müssen bei jedem Softwarewechsel neu geprüft werden. Eine gesetzliche Pflicht zu einer direkten Verbindung zwischen der Software einer Einrichtung und der einer bestimmten Apotheke besteht nach unserem Kenntnisstand nicht; allgemeine Vorgaben zur Interoperabilität im Gesundheitswesen betreffen standardisierte Formate.
Transport: KIM und weitere TI-Dienste
KIM transportiert alle genannten Formate verschlüsselt und mit eindeutig identifizierbarem Absender. Daneben wird der TI-Messenger für Kurznachrichten auch im Pflegekontext erprobt. Grundlagen und Voraussetzungen beschreibt TI-Anbindung für Pflegeeinrichtungen.
Wie entsteht Doppelpflege von Medikationsplänen – und wie lässt sie sich vermeiden?
Doppelpflege entsteht, wenn dieselbe Medikation in mehreren Systemen von Hand gepflegt wird: in der Praxissoftware, in der Pflegedokumentation und in der Apothekensoftware. Jede Änderung muss dann dreimal ankommen. Fehlt eine Übertragung, laufen die Pläne auseinander – oft unbemerkt, bis beim Abgleich eine Abweichung auffällt.
Fünf Regeln helfen, auch ohne direkte Schnittstelle:
- Ein führendes System festlegen: Für die Gabe im Haus ist der Plan in der Pflegedokumentation verbindlich – auf Grundlage der ärztlichen Anordnung. Alle anderen Darstellungen sind Kopien.
- Einen Änderungsweg festlegen: Jede Änderung läuft auf demselben Weg zur Apotheke, zum Beispiel per KIM mit Eingangsbestätigung. Wie das organisiert werden kann, beschreibt Medikationsänderungen.
- Feste Abgleichpunkte: vor jedem Blisterzyklus, nach jeder Krankenhausentlassung und nach jeder Visite mit Änderungen.
- Abweichungen nicht stillschweigend korrigieren: Wer einen Unterschied findet, klärt ihn mit der verordnenden Praxis und dokumentiert das Ergebnis.
- Medienbrüche zählen: Wie oft wird ein Plan zwischen Verordnung und Gabe abgetippt? Jede Übertragung, die wegfällt, ist eine Fehlerquelle weniger.
Was eine Schnittstelle leisten kann – und was nicht
- Sie überträgt, sie prüft nicht: Ein falscher Eintrag wird über eine Schnittstelle ebenso schnell weitergegeben wie ein richtiger. Pharmazeutische Prüfung und Freigabe bleiben eigene Schritte.
- Sie verschiebt Verantwortung nicht: Die ärztliche Verordnung, die pharmazeutische Prüfung und die Kontrolle vor der Gabe bleiben bei denselben Personen, egal wie die Daten fließen.
- Sie braucht Rechte und Verträge: Erhält eine Apotheke Zugriff auf die Software einer Einrichtung, sind Rollen, Berechtigungen und datenschutzrechtliche Vereinbarungen nötig.
- Sie braucht einen Ausfallweg: Fällt die Verbindung aus, muss klar sein, wie Änderungen trotzdem ankommen.
Medikationsdaten sind besonders geschützte Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Apotheke und Pflegekräfte unterliegen der Schweigepflicht. Für den Austausch braucht es eine Rechtsgrundlage und einen geeigneten Kanal; unverschlüsselte E-Mail, Messenger und Webformulare sind ungeeignet. Eine Übersicht der Kanäle steht unter Digitale Prozesse: Datenschutz.
Praxisbeispiel: Softwarewechsel im Pflegeheim (typische Situation)
Das Beispiel beschreibt eine typische, vereinfachte Situation, keinen konkreten Fall.
Ein Pflegeheim stellt seine Pflegedokumentation auf eine neue Software um. Die Medikationspläne werden migriert, die alte Software läuft noch drei Wochen parallel. In dieser Zeit kommt eine Änderung aus der Hausarztpraxis an und wird nur im alten System eingetragen. Beim Abgleich vor dem nächsten Blisterzyklus fällt der Unterschied zwischen dem neuen Plan und dem Stand der Apotheke auf. Die Einrichtung legt daraufhin fest: Ab dem Umstellungstag ist nur noch das neue System führend, Änderungen werden ausschließlich dort erfasst und per KIM an die Apotheke gemeldet, und für die ersten zwei Zyklen gleichen Einrichtung und Apotheke alle Pläne vollständig ab.
- § 31a SGB V (Medikationsplan) und die Vereinbarung über Inhalt, Struktur und Vorgaben zur Erstellung und Aktualisierung des Medikationsplans (bundeseinheitlicher Medikationsplan mit Barcode).
- § 12a Abs. 4 Apothekengesetz in der Fassung des Apothekenversorgung-Weiterentwicklungsgesetzes (2026).
- Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten).
- gematik GmbH: Checkliste TI-Anbindung für Pflegeeinrichtungen (Stand Juni 2025); gemInfo „Parallelität eMP und BMP“ (19.06.2026).
- Teynor, A. (TH Augsburg): „Austausch strukturierter Daten“, Onlinefachtag ePA der BAGFW, 08.07.2025 (Status Pflegeinformationsobjekt Überleitungsbogen).
Worauf sollten Einrichtungen bei Pflegesoftware und Apothekenanbindung achten?
Zehn Fragen für die Auswahl einer Pflegesoftware oder das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrer Apotheke.
KIM in der Software
Können KIM-Nachrichten direkt aus der Pflegedokumentation gesendet und empfangen werden – auch auf den Wohnbereichen, nicht nur in der Verwaltung?
Medikationsplan einlesen
Kann die Software den Barcode des bundeseinheitlichen Medikationsplans lesen und einen Plan mit Barcode drucken?
Fahrplan für ePA und eMP
Wann und wie unterstützt die Software Medikationsliste und elektronischen Medikationsplan der ePA? Gibt es einen verbindlichen Zeitplan?
Änderungshistorie
Ist nachvollziehbar, wer wann welche Medikation geändert hat, auf wessen Anordnung und mit welcher Begründung?
Passung zur Verblisterung
Lassen sich Einnahmezeitpunkte so abbilden, wie die Beutel beschriftet sind? Können verblisterte und nicht verblisterte Arzneimittel unterschieden werden?
Bedarfsmedikation
Werden Indikation, Einzel- und Tageshöchstdosis für Bedarfsarzneimittel strukturiert erfasst?
Offener Export
Lassen sich Medikationsdaten in einem dokumentierten Format exportieren, etwa bei einem Apotheken- oder Softwarewechsel?
Rollen und Rechte
Kann der Zugriff externer Partner auf das Nötige begrenzt und protokolliert werden?
Ausfallkonzept
Wie wird bei einem Ausfall von Software oder TI dokumentiert und kommuniziert?
Kosten und Verantwortung
Was kosten Schnittstellen und Updates, wer pflegt sie, und was passiert bei Versionswechseln?
Weitere Fragen für den Vergleich von Apothekenangeboten enthält der Leitfaden Fragen an Ihren Apothekenpartner.
Wie Verblisterung und pharmazeutische Begleitung hier helfen können – und wo nicht
Sicherer Kanal ab dem ersten Tag
Die antares Apotheke verfügt über eine KIM-Adresse. Pläne, Änderungen und Rückfragen lassen sich darüber austauschen, unabhängig davon, welche Pflegesoftware Sie nutzen.
Grenze: Setzt eine funktionierende TI-Anbindung und einen geregelten Abruf in Ihrer Einrichtung voraus.
Anbindung im Einzelfall klären
Ob ein direkter Datenaustausch mit der Software Ihrer Einrichtung möglich ist, prüfen wir im Erstgespräch – abhängig von Ihrem System, den beteiligten Praxen und dem Aufwand.
Grenze: Eine Schnittstelle zu bestimmter Software sagen wir vorab nicht zu.
Abgleich vor jedem Zyklus
Vor der Verblisterung gleicht die Apotheke den übermittelten Plan mit den Verordnungen ab und prüft ihn im Medikationsmanagement pharmazeutisch.
Grenze: Die Aktualität des Plans in Ihrer Dokumentation bleibt Aufgabe der Einrichtung.
Fragen zu Pflegesoftware und Schnittstellen
Hat antares eine Schnittstelle zu unserer Pflegesoftware?
Das klären wir im Erstgespräch, weil es von Ihrer Software und deren Möglichkeiten abhängt. Unabhängig davon lassen sich Medikationspläne, Änderungen und Rückfragen sicher über KIM austauschen; die antares Apotheke verfügt über eine KIM-Adresse.
Ist eine direkte Schnittstelle zwischen Pflegesoftware und Apotheke Pflicht?
Nach unserem Kenntnisstand nicht. Eine gesetzliche Pflicht zu einer direkten Verbindung zwischen Pflegesoftware und der Software einer bestimmten Apotheke besteht nicht. Verpflichtend ist für Pflegeeinrichtungen die Anbindung an die Telematikinfrastruktur nach § 341 Abs. 8 SGB V, über die unter anderem KIM genutzt werden kann.
Was ist Doppelpflege bei Medikationsplänen?
Doppelpflege bedeutet, dass derselbe Medikationsplan in mehreren Systemen von Hand geführt wird, etwa in Praxis, Pflegedokumentation und Apotheke. Jede Änderung muss dann mehrfach übertragen werden; fehlt eine Übertragung, laufen die Pläne auseinander. Ein festgelegtes führendes System und ein einheitlicher Änderungsweg verringern das Risiko.
Kann die Pflegesoftware den Medikationsplan per Barcode übernehmen?
Der bundeseinheitliche Medikationsplan trägt einen zweidimensionalen Barcode, den geeignete Software einlesen kann. Ob Ihre Pflegesoftware das unterstützt, erfahren Sie beim Hersteller. Auch ein eingelesener Plan muss inhaltlich geprüft werden.
Löst der elektronische Medikationsplan das Schnittstellenproblem?
Er kann es verringern, weil alle Berechtigten auf denselben strukturierten Plan in der ePA zugreifen. Im Oktober 2026 befindet er sich aber noch in der Pilotphase. Zudem bildet er nicht automatisch Einnahmezeitpunkte im Haus, Bedarfsregeln und die Gabedokumentation ab.
Dürfen wir der Apotheke Zugriff auf unsere Pflegedokumentation geben?
Das ist möglich, braucht aber eine Rechtsgrundlage, ein Rollen- und Rechtekonzept und datenschutzrechtliche Vereinbarungen. Der Zugriff sollte auf die Medikationsdaten der Bewohner beschränkt sein, die über diese Apotheke versorgt werden. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Sie möchten wissen, wie Medikationsdaten zwischen Ihrer Einrichtung, den Praxen und der Apotheke künftig fließen können? Sinah Gaebert und das Team klären mit Ihnen, welcher Weg für Ihr System und Ihre Abläufe passt.
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