Heimversorgende Apotheke schließt oder kündigt: was Pflegeheime jetzt tun

Inhalt dieser Seite

1. Apotheke schließt: die wichtigsten Fakten auf einen Blick
2. Warum schließen heimversorgende Apotheken?
3. Was passiert mit dem Heimversorgungsvertrag, wenn die Apotheke schließt?
4. Was ist in den ersten 72 Stunden zu tun?
5. Was gehört in die ersten vier Wochen?
6. Wie wird die Versorgung bis zum neuen Vertrag überbrückt?
7. Was gilt für Bewohner, die eine eigene Apotheke haben?
8. Dürfen Medikationspläne an die neue Apotheke übergeben werden?
9. Was passiert mit Restblistern, Beständen und Betäubungsmitteln?
10. Wie sieht ein Notfallplan für den Ausfall der Apotheke aus?

Apotheke schließt: die wichtigsten Fakten auf einen Blick

Dieser Leitfaden ist für den Fall geschrieben, dass der Wechsel nicht Ihre Entscheidung war. Wenn Sie den Apothekenpartner aus eigenem Antrieb wechseln und Zeit für die Planung haben, ist der Leitfaden Heimversorgende Apotheke wechseln der passendere Einstieg.

Warum schließen heimversorgende Apotheken?

Die Zahl der Apotheken in Deutschland sinkt seit Jahren. Ende 2025 gab es bundesweit 16.601 Apotheken, 2,8 Prozent weniger als Ende 2024 mit 17.041 Apotheken. Allein im ersten Halbjahr 2025 schlossen 271 Apotheken, während 33 neu eröffneten. Als Ursachen werden vor allem Kostendruck und fehlende Nachfolger genannt.

Für Pflegeheime heißt das: Auch eine langjährig verlässliche Apotheke kann schließen, verkauft werden oder sich aus der Heimversorgung zurückziehen. Es lohnt, den Fall vorbereitet zu haben.

Was passiert mit dem Heimversorgungsvertrag, wenn die Apotheke schließt?

Der Heimversorgungsvertrag ist an seine beiden Vertragspartner gebunden: den Inhaber der Apotheke und den Heimträger. Daraus ergeben sich drei typische Konstellationen:

• Die Apotheke schließt: Mit dem Ende des Apothekenbetriebs kann der Vertrag nicht mehr erfüllt werden. Die Einrichtung braucht einen neuen Vertrag mit einer anderen Apotheke.
• Die Apotheke kündigt den Vertrag: Dann gilt die vereinbarte Kündigungsfrist – für die Apotheke ebenso wie umgekehrt für den Heimträger. Bis zum Vertragsende bleibt die Apotheke zur Versorgung verpflichtet. Hinweise zu Laufzeit und Fristen enthält der Abschnitt Laufzeit, Kündigung und Übergang.
• Die Apotheke wechselt den Inhaber: Weil der Inhaber Vertragspartner ist, kann ein Inhaberwechsel einen neuen Vertrag oder eine erneute Befassung der Behörde erforderlich machen. Klären Sie das früh mit der Apotheke und der zuständigen Behörde.

In allen drei Fällen gilt für den neuen Vertrag dasselbe wie bei jedem Heimversorgungsvertrag: Er muss schriftlich geschlossen, von der zuständigen Behörde genehmigt und die Aufnahme der Versorgung angezeigt werden. In Hamburg wird der Vertrag nach dem Merkblatt der Behörde erst mit dem in der Genehmigung angegebenen Datum rechtswirksam. Die Bearbeitungszeit der Behörde bestimmt deshalb den Zeitplan. Für Einrichtungen außerhalb Hamburgs ist zuerst zu klären, welche Behörde zuständig ist und ob die neue Apotheke die räumliche Voraussetzung erfüllt; Orientierung gibt die Übersicht Hamburger Umland.

Was ist in den ersten 72 Stunden zu tun?

Die folgenden Schritte sind eine Orientierung für die Reihenfolge, keine gesetzlichen Fristen. Sie helfen, das Dringende vom Wichtigen zu trennen.

1. Fakten sichern

   Schriftlich klären lassen: Bis zu welchem Tag liefert die bisherige Apotheke? Gibt es eine Kündigung mit Frist oder eine Betriebsaufgabe? Wer ist dort bis zum Schluss erreichbar?

2. Reichweite je Bewohner ermitteln

   Für jeden Bewohner prüfen, wie lange Blister, Originalpackungen, Bedarfsmedikation und Betäubungsmittel reichen und welche Folgeverordnungen in den nächsten Wochen fällig werden.

3. Versorgungswege erfassen

   Eine Liste führen: Wer wird über die heimversorgende Apotheke versorgt, wer über eine eigene Apotheke oder Angehörige? Nur die erste Gruppe braucht eine neue heimweite Lösung.

4. Behörde und neue Apotheke ansprechen

   Die zuständige Behörde über die Situation informieren und nach den Unterlagen für die Genehmigung fragen. Parallel mit einer oder mehreren Apotheken sprechen, die die räumliche Voraussetzung erfüllen.

5. Team, Bewohner und Praxen informieren

   Pflegeteam über Ansprechpartner und Übergangsregeln informieren. Bewohner, Angehörige, Betreuer und die wichtigsten Arztpraxen sachlich unterrichten – ohne Dramatisierung und mit einem Ansprechpartner für Rückfragen.

Was gehört in die ersten vier Wochen?

1. Neuen Vertrag schließen und Genehmigung beantragen

   Heimversorgungsvertrag mit der neuen Apotheke schließen, Genehmigung beantragen, Aufnahme der Versorgung anzeigen. Gesonderte Leistungen wie Verblisterung oder Rezeptmanagement in einer Leistungsvereinbarung beschreiben.

2. Einwilligungen einholen

   Bewohner oder ihre Vertretung entscheiden, ob sie über die neue Apotheke versorgt werden möchten, und willigen gegebenenfalls in die Datenübergabe ein.

3. Medikationspläne abgleichen

   Den führenden Medikationsplan der Einrichtung mit aktuellen Verordnungen abgleichen und der neuen Apotheke auf sicherem Weg übermitteln.

4. Stichtag festlegen

   Den Übergabetag erst nach Vorliegen der Genehmigung festlegen – abgestimmt auf den letzten Liefertag der bisherigen Apotheke und den letzten Einnahmezeitpunkt vorhandener Blister.

5. Rezeptwege neu ordnen

   Arztpraxen mitteilen, wohin Verordnungen künftig gehen. Eine mit der bisherigen Apotheke getroffene Absprache zur direkten Übermittlung nach § 12a Abs. 4 ApoG muss mit der neuen Apotheke neu getroffen werden; Details unter Rezeptmanagement: Neuregelung 2026.

Wie wird die Versorgung bis zum neuen Vertrag überbrückt?

Die Lücke zwischen dem letzten Versorgungstag der bisherigen Apotheke und dem Wirksamwerden des neuen Vertrags ist die eigentliche Herausforderung. Drei Bausteine helfen:

• Die bisherige Apotheke bis zum Schluss einbinden: Bis zum Vertragsende oder zur Betriebsaufgabe ist sie in der Pflicht. Bitten Sie um eine letzte, abgestimmte Lieferung und um eine Übersicht offener Verordnungen.
• Die freie Apothekenwahl nutzen: Bewohner und ihre Angehörigen können Verordnungen jederzeit selbst in einer Apotheke ihrer Wahl einlösen. Für einzelne Bewohner kann das eine tragfähige Brücke sein, für ein ganzes Haus in der Regel nicht.
• Früh mit der Behörde sprechen: Ob und wie eine neue Apotheke schon vor der Genehmigung tätig werden darf, entscheidet nicht die Einrichtung. Schildern Sie der zuständigen Behörde die Lage frühzeitig und stimmen Sie den Ablauf ab.

Was gilt für Bewohner, die eine eigene Apotheke haben?

Für Bewohner, die sich selbst oder über Angehörige aus einer Apotheke ihrer Wahl versorgen, ändert sich formal nichts; sie brauchen nach § 12a Abs. 3 ApoG keinen Heimversorgungsvertrag. Manche möchten die Gelegenheit nutzen, ebenfalls zur neuen heimversorgenden Apotheke zu wechseln. Das entscheiden sie selbst; die Einrichtung darf niemanden drängen.

Dürfen Medikationspläne an die neue Apotheke übergeben werden?

Medikationsdaten sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO); Apotheken unterliegen zudem der Schweigepflicht. Die bisherige Apotheke darf Daten der Bewohner deshalb nur mit deren Einwilligung an die neue Apotheke weitergeben. Unabhängig davon ist der verlässlichste Ausgangspunkt der führende Medikationsplan der Einrichtung, abgeglichen mit den aktuellen Verordnungen. Für die Übermittlung eignen sich sichere Wege wie KIM, der E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur – nicht unverschlüsselte E-Mails oder Fotos per Messenger.

Was passiert mit Restblistern, Beständen und Betäubungsmitteln?

• Blister: Bereits gelieferte Blister werden bis zu ihrem letzten Einnahmezeitpunkt verwendet, sofern sich die Medikation nicht geändert hat und die Beutel verwendbar sind. Ändert sich die Medikation, werden Beutel nicht von der Pflege „umsortiert“; wie mit gelieferten Blistern umzugehen ist, beschreibt Medikationsänderungen.
• Originalpackungen: Sie gehören den Bewohnern, bleiben bewohnerbezogen gelagert und werden weiterverwendet, solange sie verordnet und haltbar sind.
• Betäubungsmittel: Sie bleiben Eigentum der Bewohner. Bestand und Nachweise werden lückenlos weitergeführt; der Übergang auf die neue Apotheke muss in der Dokumentation nachvollziehbar sein. Mehr unter Betäubungsmittel im Pflegeheim.

Wie sieht ein Notfallplan für den Ausfall der Apotheke aus?

Ein Notfallplan muss nicht umfangreich sein. Es genügt, die folgenden Fragen einmal schriftlich beantwortet zu haben – im Qualitätshandbuch oder als Anlage zum Heimversorgungsvertrag:

• Wer in der Einrichtung ist zuständig, wenn die Apotheke ausfällt, und wer vertritt diese Person?
• Wo ist für jeden Bewohner dokumentiert, über welche Apotheke er versorgt wird?
• Wie wird die Reichweite der Arzneimittel je Bewohner schnell ermittelt?
• Welche Apotheken im zulässigen Umkreis kommen als Partner infrage? Eine Übersicht nach Regionen bietet die Seite Versorgungsregionen.
• Welche Unterlagen braucht die zuständige Behörde für einen neuen Vertrag?
• Welche Vorlagen für Bewohnerinformation und Einwilligung liegen bereit?

Beispiel: Kündigung zum Quartalsende (typische Situation)

Das Beispiel beschreibt eine typische, vereinfachte Situation, keinen konkreten Fall.

Ein Pflegeheim mit 80 Plätzen erhält Anfang des Monats die Mitteilung, dass die heimversorgende Apotheke ihren Betrieb zum Quartalsende aufgibt. Die Einrichtungsleitung bildet am selben Tag eine kleine Arbeitsgruppe aus Pflegedienstleitung, einer Wohnbereichsleitung und der Verwaltung. In den ersten Tagen erstellt das Team eine Liste aller Bewohner mit Versorgungsweg und Reichweite, informiert die Behörde und führt Gespräche mit zwei Apotheken. Parallel zum Vertragsentwurf holt die Verwaltung die Einwilligungen ein. Der Stichtag wird erst festgelegt, als die Genehmigung mit Datum vorliegt. Bis dahin liefert die bisherige Apotheke auf Bitte der Einrichtung ein letztes Mal abgestimmt; zwei Bewohner lassen ihre Rezepte vorübergehend über Angehörige in deren Stammapotheke einlösen.