Das Onboarding beginnt, wenn sich eine Einrichtung für die Zusammenarbeit mit der antares Apotheke entschieden hat. Es umfasst in der Regel – im Einzelnen nach Vereinbarung – einen gemeinsamen Projektstart mit benannten Verantwortlichen auf beiden Seiten, die Übernahme und pharmazeutische Erstprüfung der Medikationspläne, die Schulung der Pflegekräfte, einen Start in einem Pilotbereich mit engen Rückmeldeschleifen und eine gemeinsame Auswertung nach rund drei Monaten.
Die Phasen bauen aufeinander auf, sind aber keine festen Fristen: Behördliche Genehmigung, Einwilligungen und die Qualität der Medikationspläne bestimmen das Tempo. Wie eine Einrichtung zur Entscheidung kommt, beschreibt der Einführungsleitfaden.
Fünf Phasen von der Entscheidung bis zur ersten Auswertung
Die Zeitangaben sind Orientierung, keine Zusage. Verzögert sich ein Schritt, der von Dritten abhängt, verschieben sich die folgenden Phasen – und nicht die Sorgfalt.
| Phase | Aufgaben der Einrichtung | Aufgaben von antares | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1. Projektstart unmittelbar nach der Entscheidung | Projektverantwortliche und Vertretung benennen, Ansprechpartner je Wohnbereich festlegen, Pilotbereich vorschlagen | Kick-off vorbereiten, eigene Ansprechpartner benennen, Unterlagen für Vertrag und Genehmigung bereitstellen | Gemeinsamer Projektplan mit Rollen, Kommunikationswegen und Zielstichtag |
| 2. Vorbereitung bis zum Stichtag | Einwilligungen einholen, Arztpraxen informieren, Medikationspläne auf sicherem Weg übermitteln, Schulungstermine ermöglichen | Pläne erfassen und pharmazeutisch prüfen, Rückfragen mit Praxen klären, Pflegekräfte schulen, Lieferung planen | Abgestimmte Medikationspläne, geschultes Team, festgelegter Umgang mit Restbeständen |
| 3. Begleiteter Start die ersten Blisterzyklen | Blister annehmen und prüfen, Auffälligkeiten und Fragen sammeln und melden | Erste Lieferungen eng begleiten, kurze Abstimmungen im vereinbarten Rhythmus, Rückmeldungen umsetzen | Funktionierender Ablauf im Pilotbereich, Liste offener Punkte |
| 4. Stabilisierung und Ausweitung sobald der Pilot trägt | Erkenntnisse in Verfahrensanweisungen übernehmen, weitere Bereiche vorbereiten | Meldewege und Stichtage nachschärfen, weitere Pläne übernehmen und prüfen, weitere Teams schulen | Gemeinsame Entscheidung über Ausweitung auf weitere Wohnbereiche |
| 5. Auswertung rund drei Monate nach Projektstart | Kennzahlen erheben, Rückmeldungen des Teams einholen | Eigene Beobachtungen einbringen, Abweichungen und Maßnahmen zusammenfassen | Gemeinsames Auswertungsgespräch, vereinbarte Anpassungen, Rhythmus der weiteren Zusammenarbeit |
Bei Heimbewohnern beginnt die Versorgung über den Heimversorgungsvertrag erst, wenn die zuständige Behörde ihn genehmigt hat. Die Vorbereitung kann parallel laufen. Was bis zur Entscheidung zu klären ist, steht in der Checkliste zur Umstellung.
Inhalt dieser Seite
Nach der Entscheidung: worum es im Onboarding geht
Vor der Entscheidung stehen Fragen wie: Passt Verblisterung zu uns, welcher Apothekenpartner, welches Modell? Diese Fragen beantwortet der Leitfaden Umstellung auf Verblisterung. Das Onboarding setzt danach an. Es geht nicht mehr um das Ob, sondern um das Wie: Wer macht was, woran erkennt man Probleme früh, und wie wird aus einem Projekt ein Alltag, der ohne Projektleitung funktioniert?
Schwierigkeiten entstehen beim Start selten in einem einzelnen Arbeitsschritt, sondern an den Übergängen zwischen Einrichtung, Arztpraxen und Apotheke. Deshalb legt das Onboarding den Schwerpunkt auf Rollen, Meldewege und Rückmeldungen.
Projektstart und Kick-off
Am Anfang steht ein gemeinsames Gespräch der Verantwortlichen beider Seiten, idealerweise vor Ort in der Einrichtung. Es klärt:
- Ziele der Einrichtung und woran sie nach drei Monaten gemessen werden sollen
- Rollen, Ansprechpartner und Vertretungen auf beiden Seiten
- Pilotbereich, Zielstichtag und welche Schritte von Dritten abhängen
- Kommunikationswege für Pläne, Änderungen und Rückfragen – digital über KIM oder einen anderen sicheren Kanal
- Einnahmezeitpunkte, Stichtage für Änderungen und Lieferrhythmus
- Umgang mit Restbeständen und Bewohnern, die bei ihrer bisherigen Apotheke bleiben
Ergebnis ist ein schriftlicher Projektplan, den beide Seiten kennen. Er wird im Verlauf fortgeschrieben, nicht abgeheftet.
Rollen auf beiden Seiten
Ein Onboarding braucht auf beiden Seiten eine Person, die es verantwortet, und eine Vertretung. Verantwortung ohne Zeit funktioniert nicht – die Projektverantwortlichen in der Einrichtung brauchen dafür Raum im Dienstplan.
| Rolle | Einrichtung | antares Apotheke |
|---|---|---|
| Projektverantwortung | Meist die Pflegedienstleitung, mit Vertretung | Pharmazeutische Ansprechperson aus dem Team der Verblisterung |
| Entscheidungen | Einrichtungsleitung oder Träger | Leitung Patientenindividuelle Verblisterung |
| Alltag im Wohnbereich | Eine verantwortliche Person je Wohnbereich für Annahme und Meldungen | Benannte Ansprechperson für Rückfragen zu Lieferung und Bestellung |
| Qualität und Datenschutz | QM- und Datenschutzbeauftragte für Verfahrensanweisungen und Einwilligungen | Qualitätsmanagement der Apotheke für Prüfprozesse und Abweichungen |
Wer bei antares welche Rolle übernimmt, benennen wir zum Projektstart namentlich. Wie die Verantwortung für Verordnung, Herstellung und Gabe dauerhaft verteilt ist, beschreibt die Seite Zusammenarbeit.
Datenübernahme und Erstprüfung
Für jede teilnehmende Person übermittelt die Einrichtung den aktuellen Medikationsplan über den vereinbarten sicheren Weg. Die Apotheke erfasst ihn in der Blistersoftware, gleicht ihn mit den vorliegenden Verordnungen ab und prüft ihn pharmazeutisch: Plausibilität, Wechselwirkungen, Doppelverordnungen, Eignung zur Verblisterung, Einnahmezeitpunkte.
Die Erstprüfung ist arbeitsintensiv und bringt fast immer Rückfragen hervor – etwa ein Präparat, das im Plan steht, aber nicht mehr gegeben wird, oder eine Dosis, die zwischen Hausarztpraxis und Klinikbrief abweicht. Solche Punkte klärt die Apotheke mit der verordnenden Praxis; die Therapieentscheidung bleibt ärztlich. Hilfreich ist, wenn die Einrichtung vor der Übermittlung die Pläne mit der tatsächlichen Gabe im Wohnbereich abgleicht.
Am Ende steht für jede Person ein freigegebener Plan, aus dem hervorgeht, was verblistert wird und was weiterhin in der Einrichtung vorbereitet wird. Mehr zur Prüfung unter Medikationsmanagement und zur Eignung unter geeignete Arzneimittel.
Start im Pilotbereich
Wir empfehlen, mit einem Wohnbereich zu beginnen, in dem die Medikation eher stabil ist und das Team offen für Neues. Dort zeigt sich, ob Stichtage, Meldewege und Lieferung im Alltag tragen, bevor weitere Bereiche folgen. Für die Übergangszeit muss für jeden Wohnbereich klar sein, ob er mit Blistern oder wie bisher arbeitet.
Vor dem ersten Blister werden alle Schichten im Pilotbereich geschult. Inhalte und Formate beschreibt die Seite Schulungen für Pflegekräfte.
Begleiteter Start und Feedbackschleifen
Die ersten Blisterzyklen sind die wichtigste Lernphase. In dieser Zeit vereinbaren Einrichtung und Apotheke einen engeren Abstimmungsrhythmus als im späteren Alltag – etwa kurze, feste Telefontermine. Die verantwortlichen Personen je Wohnbereich sammeln Fragen und Beobachtungen, statt sie einzeln weiterzugeben:
- Kam die Lieferung zum vereinbarten Zeitpunkt, vollständig und richtig sortiert?
- Waren die Beutel verständlich beschriftet und vollständig?
- Welche Änderungen gab es, und haben sie die Apotheke rechtzeitig erreicht?
- Wo wurde improvisiert – und warum?
Jede Rückmeldung bekommt eine Antwort: umgesetzt, geklärt oder bewusst anders entschieden. So entsteht Vertrauen in den neuen Ablauf.
Abweichungsmanagement in der Startphase
In der Startphase treten Abweichungen häufiger auf als später. Das ist normal, solange sie gemeldet und ausgewertet werden. Drei Arten lassen sich unterscheiden:
- Prozessabweichungen: eine Änderung wurde zu spät gemeldet, ein Rezept fehlte, eine Zuständigkeit war unklar.
- Auffälligkeiten am Beutel: Inhalt oder Aufdruck passen nicht zum Plan. Der Beutel wird nicht gegeben, sondern aufbewahrt und gemeldet.
- Liefer- und Versorgungsprobleme: ein Arzneimittel ist nicht lieferbar, eine Überbrückung aus Originalpackungen wird nötig.
Für alle drei gilt derselbe Weg: melden über den vereinbarten Kanal, Ursache klären, Maßnahme vereinbaren, Rückmeldung geben. Wie die Apotheke Abweichungen intern bearbeitet, beschreibt die Seite Qualität und Sicherheit.
Die 90-Tage-Auswertung: Kennzahlen, die Sie selbst erheben können
Nach rund drei Monaten setzen sich beide Seiten zusammen und prüfen, ob die Versorgung trägt. Grundlage sind Kennzahlen, die die Einrichtung mit vertretbarem Aufwand selbst erheben kann – idealerweise mit einer Ausgangsmessung vor dem Start.
| Kennzahl | So erheben | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Zeitaufwand Medikation | Eine typische Woche mitschreiben, vorher und nachher | Wie sich Stellen, Kontrolle und Rezeptwege zeitlich verändert haben |
| Rechtzeitig gemeldete Änderungen | Strichliste: Änderung vor oder nach dem Stichtag gemeldet | Ob der Meldeweg im Alltag funktioniert |
| Überbrückungen | Zahl der Gaben aus Originalpackung statt Blister, mit Grund | Wo Stichtage oder Änderungswege nachgeschärft werden müssen |
| Gemeldete Auffälligkeiten | Zahl und Art der Meldungen an die Apotheke | Ob Abweichungen erkannt, gemeldet und geklärt werden |
| Fehlende Rezepte | Fälle, in denen ein Arzneimittel wegen fehlender Verordnung knapp wurde | Wie gut das Rezeptmanagement greift |
| Schulungsabdeckung | Anteil der geschulten Mitarbeitenden, auch im Nachtdienst | Ob alle, die Arzneimittel geben, den Ablauf kennen |
| Einschätzung des Teams | Kurze Befragung mit wenigen Fragen | Akzeptanz und versteckte Probleme |
Diese Kennzahlen beschreiben Abläufe, nicht Gesundheitsergebnisse. Zeitersparnis, weniger Abweichungen und wirtschaftliche Effekte sind verschiedene Dinge und sollten getrennt betrachtet werden. Für die Zeitmessung hilft der Aufwandsrechner.
Frei konstruiertes Beispiel zur Veranschaulichung, kein konkreter Fall. Eine Einrichtung startet mit einem Wohnbereich. Die Strichliste zeigt, dass Änderungen nach Klinikentlassungen am häufigsten nach dem Stichtag gemeldet wurden, meist an Freitagen. Im Auswertungsgespräch wird vereinbart, Entlassbriefe am Tag der Rückkehr über KIM an die Apotheke zu senden und telefonisch anzukündigen. Die Befragung des Teams ergibt, dass der Nachtdienst den Ablauf bei Unstimmigkeiten nicht sicher kennt; eine zusätzliche Schulungseinheit am Abend wird eingeplant. Danach folgt der zweite Wohnbereich.
Fragen zum Onboarding
Wann beginnt das Onboarding?
Das Onboarding beginnt mit der Entscheidung für die Zusammenarbeit, also noch bevor der erste Blister geliefert wird. Vorbereitung, Datenübernahme und Schulung laufen parallel zum Vertrags- und Genehmigungsverfahren. Die Versorgung von Heimbewohnern über den Heimversorgungsvertrag beginnt erst nach dessen behördlicher Genehmigung.
Ist der 90-Tage-Plan verbindlich?
Nein. Die Phasen beschreiben eine sinnvolle Reihenfolge, keine festen Fristen. Einzelne Schritte hängen von Dritten ab, etwa von der Behörde, von rechtlichen Betreuern oder Arztpraxen. Einen konkreten Zeitplan erstellen wir gemeinsam beim Projektstart.
Wie viel Zeit muss die Einrichtung einplanen?
Am meisten Zeit braucht die Phase vor dem Start: Einwilligungen, Abgleich der Medikationspläne, Rückfragen und Schulungen. Die Projektverantwortlichen sollten dafür im Dienstplan Raum haben. Wie viel genau, hängt von Größe, Zahl der Praxen und Qualität der vorhandenen Pläne ab.
Was passiert, wenn im Pilotbereich etwas nicht funktioniert?
Genau dafür gibt es den Pilotbereich. Probleme werden gesammelt, mit der Apotheke besprochen und behoben, bevor weitere Bereiche folgen. Die Ausweitung ist eine gemeinsame Entscheidung, kein Automatismus.
Welche Kennzahlen sollten wir vor dem Start erheben?
Am wichtigsten ist eine Ausgangsmessung des Zeitaufwands für Stellen, Kontrolle, Änderungen und Rezepte in einer typischen Woche. Ohne sie lässt sich nach drei Monaten nicht sagen, was sich verändert hat. Weitere Kennzahlen wie rechtzeitig gemeldete Änderungen oder Überbrückungen werden ab dem Start erfasst.
Sie haben sich entschieden und möchten den Start planen? Sinah Gaebert und das Team der Verblisterung erstellen mit Ihnen einen realistischen Projektplan für Ihre Einrichtung.
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