Rechner: Wie viel Zeit kostet das Stellen?

Kurz beantwortet: Was zeigt der Stellaufwand-Rechner?

Der Stellaufwand-Rechner der antares Apotheke rechnet aus, wie viele Stunden pro Woche und pro Jahr das Stellen fester Arzneimittel, die Zweitkontrolle, die Bearbeitung von Medikationsänderungen und Rezeptanforderungen in einer Pflegeeinrichtung binden. Grundlage sind ausschließlich die Werte, die Sie selbst eintragen.

Das Ergebnis ist gebundene Arbeitszeit, keine Einsparung. Wie viel davon mit Verblisterung tatsächlich frei würde, hängt davon ab, was in Ihrem Haus bleibt – und das beschreibt diese Seite ebenso wie ein einwöchiges Messprotokoll zum Ausdrucken. Die Rechnung läuft nur in Ihrem Browser; es werden keine Daten übertragen.

Rechner

Ihren Stellaufwand mit eigenen Werten berechnen

Die voreingestellten Zahlen sind Platzhalter zum Ausprobieren, keine Durchschnittswerte aus Studien oder anderen Einrichtungen. Ersetzen Sie sie durch die Werte aus Ihrem Messprotokoll.

Versorgte PersonenBewohner, deren Arzneimittel heute in der Einrichtung gestellt werden

Minuten je Person und Woche für das StellenReines Stellen in Dosetten inklusive Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Minuten je Person und Woche für KontrolleZweitkontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip, Abzeichnen

Medikationsänderungen pro WocheGesamt für die Einrichtung: neue, geänderte und abgesetzte Verordnungen

Minuten je ÄnderungInklusive Rückfrage bei der Praxis, Umstellen der Dosette, Dokumentation

Rezeptanforderungen pro WocheAnforderungen von Folgerezepten bei Arztpraxen

Minuten je RezeptanforderungBestand prüfen, anfordern, nachhalten, Eingang abgleichen

Anteil nicht verblisterbarer Medikation in %Geschätzter Anteil am Stellaufwand, z. B. Tropfen, Säfte, Bedarfsmedikation

Wochenstunden einer VollzeitkraftLaut Ihrem Tarif oder Arbeitsvertrag

Stundensatz in Euro (optional)Kosten je Arbeitsstunde inklusive Nebenkosten – nur, wenn Sie Personalkosten sehen möchten

Ihr heutiger Aufwand (rechnerisch)

Stellen–

Kontrolle–

Medikationsänderungen–

Rezeptanforderungen–

Gesamt pro Woche–

Stunden pro Jahr–

Vollzeitäquivalente–

Rechnerisch in die Apotheke verlagerbarer Stellaufwand pro Woche–

So wird gerechnet: Stellen = Personen × Minuten Stellen ÷ 60; Kontrolle = Personen × Minuten Kontrolle ÷ 60; Änderungen und Rezepte = Anzahl × Minuten ÷ 60. Stunden pro Jahr = Wochensumme × 52. Vollzeitäquivalente = Wochensumme ÷ Wochenstunden einer Vollzeitkraft, ohne Urlaub, Krankheit und Fortbildung – der tatsächliche Personalbedarf liegt daher höher. Als verlagerbar gilt nur der Stellaufwand, gemindert um den Anteil nicht verblisterbarer Medikation. Kontrolle, Änderungen und Rezepte werden bewusst nicht als verlagerbar gerechnet, weil sie sich mit Verblisterung verändern, aber nicht entfallen. Personalkosten = Stunden pro Jahr × Stundensatz. Alle Werte bleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.

Den Zusammenhang mit Kostenbestandteilen, Vergütungsmodellen und der Studienlage erläutert die Seite Kosten und Wirtschaftlichkeit der Verblisterung

Messen statt schätzen

Wie messen Sie die Werte im eigenen Haus?

Eine Woche Mitschreiben in einem Wohnbereich genügt für belastbare Ausgangswerte. Das Protokoll unten ist so aufgebaut, dass jede Zeile genau einem Eingabefeld des Rechners zugeordnet werden kann.

Fünf Messregeln, die das Ergebnis brauchbar machen

Eine Zeile je Vorgang: Wer stellt, trägt Beginn und Ende ein – nicht die Summe am Schichtende.
Unterbrechungen zählen mit: Klingel, Telefon oder eine Rückfrage verlängern das Stellen tatsächlich. Notieren Sie in der Spalte „Unterbrechungen“ nur die Anzahl; die Zeit steckt bereits in Beginn und Ende.
Zweitkontrolle getrennt erfassen: Die zweite Person schreibt ihre eigene Zeile mit dem Kürzel K. So wird sichtbar, wie viel Fachkraftzeit das Vier-Augen-Prinzip bindet.
Änderungen und Rezepte als Vorgänge zählen: Jede neue, geänderte oder abgesetzte Verordnung ist ein Vorgang Ä, jede Anforderung eines Folgerezepts ein Vorgang R – einschließlich Rückruf, Nachhaken und Abgleich beim Eingang.
Keine Namen von Bewohnern: Erfasst werden nur Zeiten und Anzahlen. Das Protokoll enthält damit keine Gesundheitsdaten und kann im Team offen besprochen werden.

Für den Anteil nicht verblisterbarer Medikation genügt eine Näherung: Zählen Sie in den Medikationsplänen des Wohnbereichs die Positionen der Dauermedikation und davon die Tropfen, Säfte, Inhalativa, Pflaster, Injektionen und Bedarfsarzneimittel. Welche Arzneimittel sich in der Regel nicht für den Blister eignen, beschreibt die Seite geeignete Medikamente. Für eine ausführlichere Bestandsaufnahme über zwei Wochen mit vierzehn Kennzahlen gibt es die Vorlage zur Ist-Analyse.

Messprotokoll Stellaufwand – Wohnbereich: ____________ Woche vom ________ bis ________
Datum, Schicht	Tätigkeit (S, K, Ä, R)	Beginn	Ende	Minuten	Personen bzw. Vorgänge	Unterbrechungen	Kürzel

S = Stellen, K = Zweitkontrolle, Ä = Bearbeitung einer Medikationsänderung, R = Rezeptanforderung. Für eine ganze Woche das Blatt mehrfach ausdrucken. Auf dem Smartphone lässt sich die Tabelle seitlich verschieben.

Wochenauswertung: vom Protokoll zum Rechner
Feld im Rechner	So ergibt sich der Wert aus dem Protokoll	Ihr Wert
Versorgte Personen	Zahl der Bewohner, deren Arzneimittel in dieser Woche im Wohnbereich gestellt wurden
Minuten Stellen je Person und Woche	Summe aller Minuten S, geteilt durch die versorgten Personen
Minuten Kontrolle je Person und Woche	Summe aller Minuten K, geteilt durch die versorgten Personen
Änderungen pro Woche und Minuten je Änderung	Zahl der Vorgänge Ä; Summe der Minuten Ä geteilt durch diese Zahl
Rezeptanforderungen pro Woche und Minuten je Anforderung	Zahl der Vorgänge R; Summe der Minuten R geteilt durch diese Zahl
Anteil nicht verblisterbarer Medikation	Nicht verblisterbare Positionen geteilt durch alle Positionen der Dauermedikation, mal 100

Wurde nur ein Wohnbereich gemessen, rechnen Sie den Rechner zunächst für diesen Bereich. Eine Hochrechnung auf das ganze Haus ist nur sinnvoll, wenn die übrigen Bereiche eine ähnliche Bewohnerstruktur haben.

Ergebnis lesen

Gebundene Zeit ist nicht dasselbe wie eingesparte Zeit

Der Rechner beantwortet die Frage, wie viel Arbeitszeit die vier Tätigkeiten heute binden. Er beantwortet nicht, was mit Verblisterung frei würde und ob das Kosten senkt.

Was die einzelnen Ergebniszeilen aussagen
Ergebnis	Was es aussagt	Was es nicht aussagt
Stunden pro Woche und Jahr	Wie viel Arbeitszeit Stellen, Kontrolle, Änderungen und Rezepte nach Ihren Messwerten binden	In welchen Diensten und von welcher Qualifikation die Zeit aufgebracht wird – das zeigt die Spalte „Datum, Schicht“ des Protokolls
Vollzeitäquivalente	Die Wochensumme im Verhältnis zur Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft	Den Personalbedarf: Urlaub, Krankheit und Fortbildung sind nicht eingerechnet, der tatsächliche Bedarf liegt höher
Rechnerisch verlagerbarer Stellaufwand	Den Teil des Stellens, der sich auf verblisterbare Arzneimittel bezieht	Eine Zeitersparnis: Kontrolle, Änderungen und Rezepte verändern sich, entfallen aber nicht
Personalkosten pro Jahr	Den Wert der gebundenen Stunden bei Ihrem Stundensatz	Eine Kostensenkung – sie entsteht nur, wenn frei werdende Stunden anders eingesetzt oder nicht mehr besetzt werden müssen

Was mit Verblisterung im Haus bleibt

Annahme und Prüfung der Lieferung
Kontrolle jedes Beutels vor der Gabe gegen den aktuellen Medikationsplan
Stellen und Gabe der nicht verblisterbaren Arzneimittel und der Bedarfsmedikation
Überbrückung mit Originalpackungen, wenn sich die Medikation innerhalb eines Blisterzyklus ändert
Vollständige und rechtzeitige Meldung von Änderungen an die Apotheke

Wie Sie das Ergebnis weiterverwenden

Mit dem Team klären, in welchen Diensten die gebundene Zeit anfällt
Vorab festlegen, wofür frei werdende Stunden eingesetzt würden
Das Ergebnis Angeboten von Apotheken gegenüberstellen, nicht einer Pauschalannahme
Dieselbe Messung drei und zwölf Monate nach einer Umstellung wiederholen

Was mit Verblisterung neu hinzukommt, etwa Stichtage für Meldungen, beschreibt die Seite Was bleibt und was neu hinzukommt Die Stichtage selbst können Sie mit dem Stichtagskalender planen.

Studienlage

Gibt es verlässliche Zahlen zur Zeitersparnis durch Verblisterung?

Nein. Für deutsche Pflegeheime gibt es keine publizierte, belastbare Zeitmessung zum Stellen von Arzneimitteln. Das Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen (IQWiG) hat 2019 im Auftrag des Bundesgesundheitsministeriums lediglich modellhaft geschätzt, dass Verblisterung die Pflege um 22 bis 51 Minuten pro Bewohner und Monat entlasten könnte. Dem Modell liegt die Annahme zugrunde, dass die Hälfte bis zwei Drittel der vollstationär Pflegebedürftigen verblistert versorgt würden.

Das IQWiG selbst bezeichnet die Datenlage dazu als sehr unsicher. Die Spanne ist deshalb kein Richtwert für ein einzelnes Haus und kein Ersatz für die eigene Messung. Internationale Zeitstudien aus Kanada und Australien messen zudem die gesamte Medikamentengabe einschließlich Verabreichung, nicht das wöchentliche Stellen, und sind auf deutsche Einrichtungen nur begrenzt übertragbar.

Einordnung

Wer eine Minutenangabe zur Zeitersparnis ohne Quelle und Setting nennt, kann sie nicht belegen. Belastbar ist, was Sie im eigenen Haus vor und nach einer Umstellung mit derselben Methode messen.

Quellen

Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen (IQWiG): Patientenindividuelle Verblisterung. Rapid Report A18-35, Version 1.0, 29.03.2019; Pressemitteilung vom 14.05.2019 (Modellschätzung, Datenlage nach eigener Angabe sehr unsicher).
Thomson MS, Gruneir A, Lee M et al.: Nursing time devoted to medication administration in long-term care. J Am Geriatr Soc 2009;57(2):266–272 (eine Einrichtung, Kanada).
Qian S, Yu P, Hailey D: Nursing staff work patterns in a residential aged care home: a time–motion study. Aust Health Rev 2016;40(5):544–554 (eine Einrichtung, Australien).

Häufige Fragen

Fragen zum Stellaufwand-Rechner

Werden meine Eingaben gespeichert oder an antares übermittelt?

Nein. Der Rechner rechnet ausschließlich in Ihrem Browser. Es werden keine Eingaben gespeichert oder übertragen. Wenn Sie die Ergebnisse mit uns besprechen möchten, bringen Sie sie zum Gespräch mit.

Reicht es, die Werte zu schätzen?

Für einen ersten Eindruck ja, für eine Entscheidung nicht. In Schätzungen fehlen oft Unterbrechungen, Rückfragen und Nacharbeit. Eine Woche Messprotokoll in einem Wohnbereich ist der verlässlichere Weg.

Warum rechnet der Rechner Kontrolle, Änderungen und Rezepte nicht als verlagerbar?

Weil diese Tätigkeiten mit Verblisterung nicht entfallen. Die Kontrolle richtet sich dann auf den gekennzeichneten Beutel, Änderungen müssen weiterhin gemeldet und Rezepte weiterhin ausgestellt werden. Wie sich ihr Aufwand verändert, zeigt erst eine Messung nach der Umstellung.

Ihre Ansprechpartnerin

Sinah Gaebert

Leitung Patientenindividuelle Verblisterung · Fachapothekerin für klinische Pharmazie

Sie haben eine Woche gemessen und möchten wissen, was die Zahlen für Ihr Haus bedeuten? Sinah Gaebert bespricht die Ergebnisse mit Ihnen – auch dann, wenn am Ende eine andere Lösung als Verblisterung besser passt.

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